Nhìn chung, công tác triển khai ứng dụng tại các đơn vị đã có nhiều tiến triển khả quan. Nhiều đơn vị đã khai thác và sử dụng hầu hết các tính năng, chức năng của Hệ thống để phục vụ công tác chuyên môn và hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan như: UBND huyện Sơn Hà, Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông Vận tải… Đặc biệt, tại Sở Thông tin và Truyền thông sau thời gian triển khai ứng dụng Bkav eOffice đã mang lại những tín hiệu vui, 100% văn bản đi và đến được xử lý qua Hệ thống Văn phòng điện tử. Đến nay, việc sử dụng phần mềm Bkav eOffice đối với các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên trong công tác quản lý, điều hành, công tác tham mưu, tổng hợp đã thành thạo, hiệu quả, đáp ứng kịp thời cho việc chỉ đạo và điều hành của Ban Giám đốc.

Ông Trần Thanh Trường - Phó giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Từ khi ứng dụng Bkav eOffice vào tác nghiệp thì công tác quản lý công văn, tài liệu, hồ sơ... trong các khối hành chính sự nghiệp đã hạn chế tối đa trao đổi văn bản hành chính trên giấy tờ thủ công và giảm sử dụng một loạt thiết bị như máy in, máy fax, máy photo. Hạn chế tình trạng công việc bị chồng chéo, tồn đọng, bỏ sót. Giảm lượng giấy tờ trao đổi, lưu trữ lớn dẫn đến khó kiểm soát, tìm kiếm, tốn không gian, thời gian lưu trữ và nhất là tiết kiệm một khoản kinh phí đáng kể… Đồng thời trên hệ thống này cán bộ, chuyên viên có thể tạo duyệt các văn bản theo những chu trình luồng công việc được giao. Đặc biệt, khi đi công tác, thông qua mạng Internet lãnh đạo và chuyên viên vẫn có thể cập nhật công việc và tác nghiệp thông qua Bkav eOffice.

Cần có những giải pháp chung

Ngoài những kết quả đạt được do giải pháp Văn phòng điện tử mang lại thì quá trình triển khai, ứng dụng Bkav eOffice ở khối các cơ quan nhà nước trong tỉnh vẫn còn những vướng mắc: Một số đơn vị đã đưa vào sử dụng và khai thác hệ thống nhưng chưa sử dụng đầy đủ các tính năng của hệ thống như: Quản lý văn bản đi và đến, các tiện ích (thông báo, lịch công tác, diễn đàn...). Sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo chưa quyết liệt, thường xuyên và chưa có sự tham gia nhiệt tình của cán bộ các phòng ban trong việc triển khai hệ thống. Một số đơn vị có mức độ ứng dụng thấp. Cán bộ quản trị CNTT và văn thư tại một số nơi chưa đáp ứng được yêu cầu ứng dụng và quản trị hệ thống. Công tác đào tạo, tập huấn chưa thường xuyên, thời gian tập huấn ngắn, cán bộ công chức tham dự không đầy đủ, liên tục nên mức độ tiếp thu và sử dụng phần mềm chưa được tốt.

Lãnh đạo các cơ quan đơn vị chưa thực sự thống nhất cao trong việc triển khai ứng dụng; nhiều đơn vị chưa ban hành được quy chế sử dụng phần mềm trong nội bộ để làm cơ sở thực hiện hoặc nếu có thì tổ chức thực hiện chưa nghiêm; nhiều cán bộ công chức chưa có nhận thức cao về ứng dụng CNTT phục vụ cải cách hành chính dẫn đến ngại tham gia sử dụng vào hệ thống và còn thói quen sử dụng văn bản giấy…

Để công tác ứng dụng Bkav eOffice đạt hiệu quả hơn nữa trong năm 2012, ông Trần Thanh Trường - Phó giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông kiến nghị: Các đơn vị tiếp tục tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về cơ sở hạ tầng CNTT cũng như con người để tập trung và tăng cường sử dụng, khai thác có hiệu quả các tính năng, chức năng của phần mềm. Lãnh đạo các đơn vị cần quyết liệt hơn trong triển khai và nhất là phải tham gia hệ thống một cách xuyên suốt thì việc ứng dụng mới đem lại hiệu quả.

Tiếp tục triển khai mở rộng quy mô hệ thống cho các phòng ban chuyên môn và đơn vị cấp dưới. Trong thời gian tới sẽ triển khai hệ thống liên thông giữa các cơ quan nhà nước trong toàn tỉnh. Nghiên cứu và sớm triển khai ứng dụng chữ ký số để thay thế hoàn toàn văn bản giấy. Hằng năm cần có kế hoạch đào tạo, tập huấn sử dụng phần mềm cho từng nhóm đối tượng riêng, nhất là các vị trí quan trọng trong quy trình vận hành hệ thống như lãnh đạo, văn thư, quản trị hệ thống. UBND tỉnh cần có chỉ đạo bắt buộc về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan đối với công tác này nói riêng và ứng dụng CNTT nói chung theo quy định của Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ. Cần sớm có lộ trình và kế hoạch để hình thành môi trường làm việc điện tử trong các cơ quan nhà nước, áp dụng chữ ký số để thay thế dần văn bản giấy trong quan hệ công tác…

Có thể nói, việc sử dụng Bkav eOffice trong khối cơ quan hành chính thời gian qua đã góp phần nâng cao khả năng ứng dụng CNTT, tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí và đặc biệt là nâng cao hiệu quả công việc, nâng cao năng lực cạnh tranh. Song để công tác này phát triển mạnh trong thời gian tới đòi hỏi các cấp ngành quan tâm chỉ đạo quyết liệt tạo nên thế và lực áp dụng giải pháp toàn diện để nâng tầm đơn vị, cũng như nâng tầm mức độ cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay.

Theo Báo Quảng Ngãi

Tham khảo bài gốc tại đây.