Anh Lương Văn Cai, cán bộ xã Tân Thành sử dụng Văn phòng điện tử

Chát với Chủ tịch huyện

EOffice, cái tên tiếng Anh của phần mềm Văn phòng điện tử, giờ đã quen với tất cả các nhân viên Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn, hàng loạt các Sở, ngành của tỉnh, UBND huyện Cao Lộc và gần một nửa số xã thuộc huyện. Không ít người trong số đó là người dân tộc thiểu số.

Chị Đoàn Thị Miên - cán bộ văn thư người dân tộc Tày của UBND tỉnh Lạng Sơn là một trong những người được tiếp cận sớm nhất với Văn phòng điện tử. Công việc của chị nhẹ nhàng đi nhiều kể từ khi máy tính của văn phòng nối mạng Internet và cài đặt eOffice.

Sự cải cách hành chính đã được lượng hóa bằng những so sánh cụ thể: Trong năm 2008, có 19.000 văn bản đến và 12.000 văn bản đi tại Văn phòng UBND tỉnh. Tất cả những văn bản này phải photocopy thành 40 bản để chuyển tới 40 đầu mối. Văn phòng điện tử đã giảm lượng photocopy đi chỉ còn 1/4.

Tính đến cuối năm 2008, Văn phòng điện tử đã được triển khai thành công tại 214 cơ quan, doanh nghiệp trên toàn quốc, giúp các đơn vị này thực hiện việc điều hành tác nghiệp và xử lý văn bản giấy tờ hoàn toàn qua mạng như: Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Văn phòng Quốc hội, TCT Đầu tư và kinh doanh vốn Nhà nước SCIC, TCT Xăng dầu Việt Nam Petrolimex, Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, UBND các tỉnh Lạng Sơn, Quảng Ngãi, Bà Rịa - Vũng Tàu cùng các sở, ban, ngành, huyện thị trực thuộc…

“Ở Tân Thành hôm nay có gì đặc biệt không?”; “Báo cáo Chủ tịch, anh em đang tập huấn sử dụng mạng”; “Mới triển khai, chắc còn gặp khó khăn, phải cố gắng nhiều nhé!”. Đó là đoạn “chát” giữa Chủ tịch UBND huyện Cao Lộc, ông Lăng Văn Thạu và anh Lương Văn Cai, cán bộ văn phòng xã Tân Thành chiều 20-3.

Tân Thành là xã vừa triển khai Văn phòng điện tử được 2 tuần, nhưng những thao tác của anh Lương Văn Cai đã khá thành thục. Đỡ được vài chục cây số đi về từ xã tới huyện hàng ngày để chuyển, nhận công văn, nhưng điều đặc biệt hơn đối với anh là mọi khi có lên huyện cũng mấy khi vào phòng Chủ tịch, vậy mà giờ đây, qua Văn phòng điện tử, anh “chát” hàng ngày với Chủ tịch huyện để báo cáo tình hình và nhận ý kiến chỉ đạo.

Thay đổi tư duy và thói quen làm việc

Tháng 11-2006, Văn phòng điện tử của Trung tâm An ninh mạng Bkis bắt đầu được giới thiệu tại Lạng Sơn. Tháng 3-2007, 2 đơn vị đầu tiên là Sở KH&ĐT và KH&CN quyết định triển khai và nhanh chóng thành công với mô hình Văn phòng điện tử.

Những hiệu quả của việc ứng dụng eOffice vào quản lý hành chính và chỉ đạo điều hành đã gây ấn tượng với lãnh đạo tỉnh. Từ Văn phòng UBND tỉnh, thêm 5 sở nhận được nhiệm vụ triển khai Văn phòng điện tử như một quyết tâm mạnh mẽ trong cải cách hành chính. Một số đơn vị khác như UBND huyện Cao Lộc, UBND TP Lạng Sơn… cũng quyết định tự triển khai giải pháp này.

“Thay đổi thói quen làm việc là việc rất khó khăn - ông Hứa Anh Tuấn - Chánh Văn phòng UBND huyện Cao Lộc nhớ lại - Thời điểm mà lãnh đạo huyện quyết định triển khai Văn phòng điện tử cũng là lúc Đề án 112 bắt đầu bộc lộ những khiếm khuyết nghiêm trọng và không mang lại hiệu quả. Tôi chỉ dám “xin” huyện 20 triệu đồng để nâng cấp một số máy tính trong văn phòng để chuẩn bị cho ứng dụng Văn phòng điện tử”.

Không phải cán bộ nào cũng mặn mà với sự thay đổi ấy. Không ít người tỏ rõ sự khó chịu ra mặt, thậm chí chống đối bằng cách “không sử dụng”. Tuy nhiên, ông Chủ tịch huyện Lăng Văn Thạu có cách làm khá “rắn” khi tuyên bố: “Nếu trưởng phòng nào không điều hành được công việc qua Văn phòng điện tử thì cứ để cho cấp phó làm. Cấp phó mà làm tốt thì làm luôn, không cần trưởng nữa!”.

Sau một thời gian ngắn, tất cả các trưởng phòng của UBND huyện Cao Lộc đều sử dụng thành thạo Văn phòng điện tử. Ông Chủ tịch huyện thỉnh thoảng lại kiểm tra đột xuất: Nếu thấy “nick” của ai không “sáng” trên màn hình (tức là chưa đăng nhập vào Văn phòng điện tử), ông yêu cầu báo cho người đó phải đăng nhập để Chủ tịch “chát”, hỏi một số vấn đề. Thói quen sử dụng Văn phòng điện tử ở huyện Cao Lộc đã được hình thành như thế.

Ông Hoàng Mạnh Hùng - Giám đốc Trung tâm Tin học của UBND tỉnh Lạng Sơn, người phụ trách chính việc triển khai eOffice từ những ngày đầu tiên, nhận xét: “Đến nay, 100% cán bộ chuyên viên trong cơ quan đã sử dụng thành thạo Văn phòng điện tử. Những sự tiết kiệm về văn phòng phẩm, về thời gian là rất rõ rệt, nhưng quan trọng hơn nhiều, đó là sự thay đổi về cách tư duy, cách làm việc, tạo một thói quen mới văn minh, hiện đại. Đó chính là hiệu quả của cải cách hành chính”.

Theo www.anninhthudo.vn

Phương Anh